Umstieg · Prüfmittelverwaltung Umstieg auf Kalibrat – die vorhandene Liste kommt mit.

Woher der bisherige Bestand kommt

Drei Ausgangslagen kommen am häufigsten vor, und der Weg nach Kalibrat ist bei allen dreien derselbe erste Schritt: eine Excel- oder CSV-Datei.

• Eine Excel-Liste – die gewachsene Tabelle, die es in fast jedem Betrieb gibt. Sie wird direkt hochgeladen.
• Ein Desktop-Programm – lokal installiert, meist ohne Zugriff von unterwegs. Praktisch jedes kann seinen Bestand als Excel oder CSV exportieren; das ist der übliche erste Schritt.
• Der Export aus einem großen CAQ-System – etwa beim Wechsel des Lieferanten oder wenn ein Werk aus einem konzernweiten System herausgelöst wird. Auch hier ist eine Tabellenexport-Funktion der übliche Weg heraus.

Wie die Übernahme in Kalibrat abläuft

Die Datei wird hochgeladen – Excel oder CSV –, und Kalibrat liest sie mit demselben Werkzeug, das auch die kostenlosen Vorlagen wieder einliest. Die Spalten werden anhand ihrer Überschrift erkannt – „Inventarnummer“, „Interne Nummer“ oder „Kennzeichen“ gelten gleichermaßen, ebenso bei Standort, Hersteller, Prüfdatum oder Frist.

1. Datei hochladen. Kalibrat schlägt die Kopfzeile und die Spaltenzuordnung vor; wo eine Spalte falsch erkannt ist, wird sie von Hand zugeordnet.
2. Testlauf, Zeile für Zeile. Vor der eigentlichen Übernahme zeigt Kalibrat jede Zeile einzeln: welches Gerät entsteht, welcher Typ erkannt wurde, und – wenn eine Zeile abgewiesen würde – warum. Der Testlauf läuft durch dieselbe Prüfung wie die spätere Übernahme, damit die Vorschau genau zeigt, was passiert.
3. Doppelte Gerätenummern werden gemeldet – sowohl solche, die schon im Verzeichnis stehen, als auch solche, die in der hochgeladenen Datei selbst mehrfach vorkommen. Beide Fälle werden namentlich benannt, nichts wird geraten oder stillschweigend überschrieben.
4. Erst dann übernehmen. Nur wer den Testlauf gesehen hat, übernimmt auf Wunsch tatsächlich – mit demselben Ergebnis, das die Vorschau zeigte.

Prüfprotokolle einer Fremdfirma: ein eigener Weg

Wer eine Elektrofirma oder ein Kalibrierlabor beauftragt hat und deren Ergebnisliste bekommt, tippt sie nicht ab: Das ist ein eigener, zweiter Übernahmeweg neben der Geräteliste. Jede Zeile wird einem vorhandenen Gerät über Inventar- oder Seriennummer zugeordnet; ein „nicht in Ordnung“ wird nicht automatisch übernommen, sondern einzeln erfasst, weil dazu die Bewertung der bisherigen Messergebnisse gehört. Bereits eingetragene Prüfungen – dieselbe Kombination aus Gerät, Datum und Zertifikatsnummer – werden erkannt und nicht doppelt gebucht.

Was nicht automatisch mitkommt

Ehrlich gesagt: nicht alles aus der alten Liste wird zur Gewissheit, nur weil es in einer Spalte stand.

• Der Gerätetyp muss erkannt werden. Kalibrat rät ihn aus Bezeichnung und einer Typspalte; gelingt das nicht, wird die Zeile abgewiesen und der Typ von Hand zugeordnet – ungewöhnliche oder abgekürzte Bezeichnungen brauchen also manchmal einen zweiten Blick.
• Fehlergrenzen und Toleranzen stehen im Katalog nur als Beispielwert. Eine echte Fehlergrenze für Ihr Gerät wird nicht erfunden – sie kommt entweder aus einer eigenen Spalte Ihrer Liste, oder sie fehlt danach und wird nachgetragen.
• Kalibrierscheine und andere Anhänge sind kein Teil der Tabelle. Sie werden nach der Übernahme am jeweiligen Gerät hochgeladen, einzeln oder – mit dem Modul Labor & Kalibrierplan (5 € im Monat) – per E-Mail direkt zum passenden Gerät.
• Jede Zeile braucht eine Abteilung oder eine Person, der das Gerät zugeordnet wird – wer diese Spalte in der alten Liste nie gepflegt hat, trägt sie beim Übernehmen nach.

Was der Umstieg kostet

Der Umstieg selbst kostet nichts – die Übernahme gehört zur kostenlosen Basis. Was danach anfällt, hängt allein von der Zahl der Geräte und Zugänge ab:

• Bis 20 Geräte und 2 Zugänge: dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
• Darüber hinaus: 7 € im Monat Grundausstattung plus 0,70 € je Mitarbeiter mit Zugang, zzgl. USt – Geräte und Zugänge sind dann unbegrenzt.
• Module wie Kalibrierplan, Audit & Nachweis oder Messsystemanalyse kommen einzeln dazu, 3 bis 9 € im Monat, alle acht zusammen höchstens 35 €.

Wann sich ein Wechsel nicht lohnt

Nicht jeder Bestand profitiert vom Umstieg. Eine gepflegte Excel-Liste, die eine einzelne Person zuverlässig durchsieht, ist für eine Handvoll Geräte ein vollkommen legitimer Weg – ein Wechsel bringt dann vor allem Erinnerungen und einen zweiten Zugang, keine neue Pflicht. Wer schon ein großes CAQ-System betreibt, das über die Prüfmittel- und Arbeitsschutz-Fristen hinaus auch Lieferantenbewertung, Reklamationen oder eine Anbindung ans ERP abdeckt, verliert diesen zusätzlichen Umfang beim Wechsel auf Kalibrat – dessen Verzeichnis ist bewusst auf Prüfmittel, Kalibrierung und Arbeitsschutzfristen begrenzt, nicht auf ein vollständiges Qualitätsmanagementsystem.

Wer die Daten grundsätzlich nicht bei einem Anbieter mieten will, kann dieselbe Anwendung auch als Kauflizenz für den eigenen Server betreiben (Windows, Linux oder Docker). Im eigenen Haus →