Vergleich · Prüfmittelverwaltung Prüfmittelverwaltung: Excel oder Software? Ein ehrlicher Vergleich
Ob Excel oder Software für die Prüfmittelverwaltung: jede Art hat ihren Platz. Hier steht, was Papier, eine Excel-Liste, ein klassisches CAQ-System und Kalibrat können – auch dort, wo die Antwort nicht Kalibrat heißt.
Stand: 13. September 2026 · Geprüft von irot
- Bis 20 Geräte dauerhaft kostenlos
- Ohne Zahlungsdaten
- Server in Deutschland
| Was im Alltag und im Audit zählt | Excel-Liste | Papier und Ordner | Klassisches CAQ-System | Kalibrat |
|---|---|---|---|---|
| Erinnerung vor der Frist | nur, wenn jemand die Liste öffnet | nein – jemand muss den Kalender pflegen | ja | wöchentlich je Abteilung per E-Mail, dazu je Frist an die verantwortliche Person und danach an die Verwaltung (ohne Zusatzmodul) |
| Nachweis, der sich nicht überschreiben lässt | nein – jede Zelle ist jederzeit änderbar | ja, solange das Blatt im Ordner bleibt – Verlust und Lesbarkeit sind das Risiko | je nach System | Storno mit Grund statt Löschen, verkettetes Änderungsprotokoll (ohne Zusatzmodul) |
| Mindestangaben der Aufzeichnung (Art, Umfang, Ergebnis, prüfende Person) | wenn die Spalten sie vorsehen | wenn das Formular sie abfragt | ja | jede Prüfung mit Art, Prüfpunkten, Ergebnis und prüfender Person (ohne Zusatzmodul) |
| Mängel bis zur Beseitigung | eigene Spalte, ohne Frist und Erinnerung | eigene Liste nötig | je nach System | Mängelliste mit Frist, Verantwortlichem und Maßnahme (ohne Zusatzmodul) |
| Prüfplakette mit QR-Code | von Hand | Klebeplakette ohne Verbindung zur Akte | je nach System | für jeden Drucker und Etikettendrucker; der Code führt zum Gerät (ohne Zusatzmodul) |
| In der Halle, auf dem Telefon | kaum | das Blatt muss mit | je nach System | als App, auch ohne Netz; Code am Gerät scannen (ohne Zusatzmodul) |
| Messunsicherheit und Entscheidungsregel | möglich, aber jede Formel ist eine Fehlerquelle | von Hand gerechnet | meist ja | je Prüfung gespeichert, nach DIN EN ISO 14253-1 (Modul Messtechnik, 5 € im Monat) |
| Ausgefallenes Normal: was ist betroffen? | Suche in allen Blättern | Durchsicht aller Akten | je nach System | auf einen Klick, über mehrere Stufen der Rückführung (Modul Messtechnik, 5 € im Monat) |
| Kalibrierplan mit Kosten, Aufträge ans Labor | eigene Planung | eigene Planung | meist ja | Jahresplan mit geschätzten Kosten und Sammelversand (Modul Labor & Kalibrierplan, 5 € im Monat) |
| Messsystemanalyse (Verfahren 1–3) | eigene Vorlagen | – | meist ja | Cg, Cgk, %GRR und ndc je Messsystem (Modul IATF 16949, 9 € im Monat) |
| Unterlagen für den Auditor | Dateien zusammensuchen | der Ordner | je nach System | Auditmappe mit allen Nachweisen und Prüfsummen (Modul Audit & Nachweis, 8 € im Monat) |
| Anbindung an ERP oder Power BI | Datei-Export | keine | meist ja | Schnittstelle zum Lesen und Schreiben, beschrieben als OpenAPI (Modul Microsoft 365 & Schnittstellen, 9 € im Monat) |
| Wo die Daten liegen | auf einem Laufwerk | im Ordner | meist im eigenen Haus | Server in Deutschland oder im eigenen Haus; Export nach Excel jederzeit (ohne Zusatzmodul) |
| Kosten | Lizenz meist vorhanden; Arbeitszeit für Pflege und Suche | Arbeitszeit, Ordner, Archivplatz | Lizenzen, Einführungsprojekt, Wartung | Basis kostenfrei (20 eigene Geräte, 2 Zugänge); Grundausstattung 7 € im Monat plus 0,70 € je Mitarbeiter mit Zugang; Module von 3 bis 9 € dazu, alle zusammen 35 € |
Wann Excel reicht
Bei wenigen Geräten, einem Standort und einer Person, die sich kümmert, ist eine gepflegte Tabelle eine ehrliche Lösung. Das Gesetz verlangt kein Programm – es verlangt, dass das Ergebnis jeder Prüfung aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Die kostenlose Excel-Vorlage und wann sie reicht →
Wann ein klassisches CAQ-System das Richtige ist
Wer FMEA, Prozessregelung, Reklamationen und Prüfmittel in einem System braucht und das Einführungsprojekt tragen kann, ist dort richtig. Die Prüfmittel sind dann ein Modul unter vielen.
Wo Kalibrat hingehört
Zwischen beiden: für Betriebe, denen die Liste zu unsicher und das große System zu schwer ist. Die vorhandene Liste kommt mit – Spalten werden erkannt, eine Vorschau zeigt jede Zeile. Der Umstieg im Einzelnen →
Was Kalibrat nicht macht
- Kalibrieren und eichen. Kalibrat verwaltet Fristen und Nachweise. Kalibriert wird im Labor oder von Ihnen selbst; geeicht wird im gesetzlich geregelten Bereich.
- Das ganze Qualitätsmanagement. Keine FMEA, keine statistische Prozessregelung (SPC), kein Reklamationsmanagement – Kalibrat ist für Prüfmittel, Arbeitsmittel und ihre Fristen gebaut, nicht als vollständiges CAQ-System.
- Die Frist für Sie festlegen. Kalibrat schlägt übliche Werte vor und hält gesetzliche Höchstfristen ein; festlegen und begründen muss der Betrieb.
- Strichcodes auf dem iPhone lesen. Dort liest die Kamera in Kalibrat nur QR-Codes; Strichcodes gehen auf Android und am Rechner mit Handscanner.
- Mehr als 20 Geräte kostenlos. Die Basis endet bei 20 eigenen Geräten und 2 Zugängen.
Wie diese Tabelle entsteht
- Verglichen werden Arten, keine Produkte anderer Hersteller. Wo eine Art sehr unterschiedlich ausfällt – CAQ-Systeme gibt es von schlank bis riesig –, steht »je nach System« statt einer Behauptung.
- Die Spalte Kalibrat wird aus der Funktionsliste des Programms erzeugt: welches Modul eine Funktion braucht und was es kostet, kommt aus derselben Datei, nach der abgerechnet wird. Stand: 10.10.2026.
- Wo wir eine Pflicht nennen, steht die amtliche Fundstelle mit dem Tag, an dem wir sie gelesen haben.
Quellen und Rechtliches
Quelle: § 14 Abs. 7 BetrSichV, im Wortlaut gelesen am 10.10.2026: gesetze-im-internet.de. Diese Seite gibt den fachlichen Sachstand wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.
Fragen zum Vergleich
Ist Excel für die Prüfmittelverwaltung erlaubt?
Ja. Vorgeschrieben ist die Aufzeichnung jeder Prüfung mit Art, Umfang, Ergebnis und prüfender Person, nicht das Werkzeug. Das Risiko liegt woanders: Excel erinnert nicht und hält keine Historie fest.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Sie gehören Ihnen. Das Verzeichnis samt Prüfhistorie lässt sich jederzeit als Excel-Datei herunterladen – auch in der kostenfreien Basis.
Brauche ich ein CAQ-System für ISO 9001?
Nein. Keine Norm verlangt ein bestimmtes Programm; verlangt werden überwachte Messmittel und der Nachweis darüber.
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Die Liste mitnehmen, die Fristen behalten.
Bis 20 Geräte dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Nach der Anmeldung kommt die Einladung in der Regel am nächsten Morgen; die Vorführung ist offen. Ihre Excel-Liste kommt mit.