Prüfmittelüberwachung · Nachweis Prüfmittelüberwachung: Papier oder digital?
Beides ist erlaubt. Für die Prüfmittelüberwachung auf Papier oder digital entscheidet nicht das Gesetz, sondern was im Alltag hält: wer erinnert, wer die Historie bewahrt, wer im Audit in fünf Minuten alles vorlegt.
Stand: 13. September 2026 · Geprüft von irot
- Bis 20 Geräte dauerhaft kostenlos
- Ohne Zahlungsdaten
- Server in Deutschland
Gilt das für uns?
Ja – die Aufzeichnungen über Prüfungen von Arbeitsmitteln dürfen auch elektronisch aufbewahrt werden. Enthalten müssen sie Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis und Name und Unterschrift der prüfenden Person – bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten eine elektronische Signatur.
Nicht, als Pflicht zum Umstieg: Papier ist ebenso zulässig. Und wer Arbeitsmittel an wechselnden Orten einsetzt, muss dort einen Nachweis der letzten Prüfung vorhalten – auf Papier oder abrufbar.
§ 14 Abs. 7 BetrSichV, im Wortlaut gelesen am 10.10.2026: gesetze-im-internet.de
| Was im Alltag und im Audit zählt | Papier und Ordner | Excel-Liste | Kalibrat |
|---|---|---|---|
| Erinnerung vor der Frist | nein – jemand muss den Kalender pflegen | nur, wenn jemand die Liste öffnet | wöchentlich je Abteilung per E-Mail, dazu je Frist an die verantwortliche Person und danach an die Verwaltung (ohne Zusatzmodul) |
| Nachweis, der sich nicht überschreiben lässt | ja, solange das Blatt im Ordner bleibt – Verlust und Lesbarkeit sind das Risiko | nein – jede Zelle ist jederzeit änderbar | Storno mit Grund statt Löschen, verkettetes Änderungsprotokoll (ohne Zusatzmodul) |
| Mindestangaben der Aufzeichnung (Art, Umfang, Ergebnis, prüfende Person) | wenn das Formular sie abfragt | wenn die Spalten sie vorsehen | jede Prüfung mit Art, Prüfpunkten, Ergebnis und prüfender Person (ohne Zusatzmodul) |
| Mängel bis zur Beseitigung | eigene Liste nötig | eigene Spalte, ohne Frist und Erinnerung | Mängelliste mit Frist, Verantwortlichem und Maßnahme (ohne Zusatzmodul) |
| Prüfplakette mit QR-Code | Klebeplakette ohne Verbindung zur Akte | von Hand | für jeden Drucker und Etikettendrucker; der Code führt zum Gerät (ohne Zusatzmodul) |
| In der Halle, auf dem Telefon | das Blatt muss mit | kaum | als App, auch ohne Netz; Code am Gerät scannen (ohne Zusatzmodul) |
| Messunsicherheit und Entscheidungsregel | von Hand gerechnet | möglich, aber jede Formel ist eine Fehlerquelle | je Prüfung gespeichert, nach DIN EN ISO 14253-1 (Modul Messtechnik, 5 € im Monat) |
| Ausgefallenes Normal: was ist betroffen? | Durchsicht aller Akten | Suche in allen Blättern | auf einen Klick, über mehrere Stufen der Rückführung (Modul Messtechnik, 5 € im Monat) |
| Kalibrierplan mit Kosten, Aufträge ans Labor | eigene Planung | eigene Planung | Jahresplan mit geschätzten Kosten und Sammelversand (Modul Labor & Kalibrierplan, 5 € im Monat) |
| Messsystemanalyse (Verfahren 1–3) | – | eigene Vorlagen | Cg, Cgk, %GRR und ndc je Messsystem (Modul IATF 16949, 9 € im Monat) |
| Unterlagen für den Auditor | der Ordner | Dateien zusammensuchen | Auditmappe mit allen Nachweisen und Prüfsummen (Modul Audit & Nachweis, 8 € im Monat) |
| Anbindung an ERP oder Power BI | keine | Datei-Export | Schnittstelle zum Lesen und Schreiben, beschrieben als OpenAPI (Modul Microsoft 365 & Schnittstellen, 9 € im Monat) |
| Wo die Daten liegen | im Ordner | auf einem Laufwerk | Server in Deutschland oder im eigenen Haus; Export nach Excel jederzeit (ohne Zusatzmodul) |
| Kosten | Arbeitszeit, Ordner, Archivplatz | Lizenz meist vorhanden; Arbeitszeit für Pflege und Suche | Basis kostenfrei (20 eigene Geräte, 2 Zugänge); Grundausstattung 7 € im Monat plus 0,70 € je Mitarbeiter mit Zugang; Module von 3 bis 9 € dazu, alle zusammen 35 € |
Wann Papier reicht
Wenige Geräte, ein Ort, eine Person, die sich kümmert, und ein Ordner, der nicht verschwindet: dann ist das Prüfbuch auf Papier eine ehrliche Lösung. Die Frist im Blick zu behalten bleibt Ihre Aufgabe.
Wann sich digital lohnt
Sobald mehrere Personen prüfen, Geräte wandern oder ein Auditor kommt: dann zählt, dass niemand eine Frist vergisst, keine Prüfung verloren geht und der Nachweis am Gerät abrufbar ist. Der Übergang muss nicht auf einen Schlag geschehen – das unterschriebene Protokoll lässt sich als Datei an das Gerät hängen. Der Umstieg im Einzelnen →
Was Kalibrat nicht macht
- Kalibrieren und eichen. Kalibrat verwaltet Fristen und Nachweise. Kalibriert wird im Labor oder von Ihnen selbst; geeicht wird im gesetzlich geregelten Bereich.
- Das ganze Qualitätsmanagement. Keine FMEA, keine statistische Prozessregelung (SPC), kein Reklamationsmanagement – Kalibrat ist für Prüfmittel, Arbeitsmittel und ihre Fristen gebaut, nicht als vollständiges CAQ-System.
- Die Frist für Sie festlegen. Kalibrat schlägt übliche Werte vor und hält gesetzliche Höchstfristen ein; festlegen und begründen muss der Betrieb.
- Strichcodes auf dem iPhone lesen. Dort liest die Kamera in Kalibrat nur QR-Codes; Strichcodes gehen auf Android und am Rechner mit Handscanner.
- Mehr als 20 Geräte kostenlos. Die Basis endet bei 20 eigenen Geräten und 2 Zugängen.
Wie diese Tabelle entsteht
- Verglichen werden Arten, keine Produkte anderer Hersteller. Wo eine Art sehr unterschiedlich ausfällt – CAQ-Systeme gibt es von schlank bis riesig –, steht »je nach System« statt einer Behauptung.
- Die Spalte Kalibrat wird aus der Funktionsliste des Programms erzeugt: welches Modul eine Funktion braucht und was es kostet, kommt aus derselben Datei, nach der abgerechnet wird. Stand: 10.10.2026.
- Wo wir eine Pflicht nennen, steht die amtliche Fundstelle mit dem Tag, an dem wir sie gelesen haben.
Quellen und Rechtliches
Quellen: § 14 Abs. 7 BetrSichV, im Wortlaut gelesen am 10.10.2026: gesetze-im-internet.de; § 3 Abs. 6 BetrSichV, im Wortlaut gelesen am 10.10.2026: gesetze-im-internet.de. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Fragen zu Papier und digital
Muss ich Prüfprotokolle ausdrucken?
Nein. Für Arbeitsmittel erlaubt § 14 Abs. 7 BetrSichV ausdrücklich die Aufbewahrung in elektronischer Form.
Wie lange muss ich Prüfnachweise aufbewahren?
Für Arbeitsmittel mindestens bis zur nächsten Prüfung (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Andere Vorschriften und Ihre eigenen Festlegungen können länger verlangen.
Reicht ein eingescanntes Papierprotokoll?
Es kann am Gerät abgelegt werden und ist dann im Audit sofort zur Hand. Ob die Unterschrift auf dem Scan genügt oder ein Original aufzuheben ist, legen Sie selbst fest.
Das könnte Sie auch interessieren
Erlaubt ist beides. Halten muss es im Alltag.
Bis 20 Geräte dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Zugänge vergeben wir derzeit nur auf Einladung; die Vorführung ist offen. Ihre Excel-Liste kommt mit.